Une lettre de vérification d’emploi est une lettre confirmant le statut d’emploi actuel ou antérieur d’une personne auprès d’un employeur. Les employés ont parfois besoin de ces lettres pour un emploi futur, une demande de prêt hypothécaire ou de crédit, ou une demande de location. Les employeurs doivent faire preuve de prudence dans la rédaction de ces lettres afin d’éviter toute responsabilité potentielle. Les employés doivent également comprendre les règles entourant ces lettres pour s’assurer d’obtenir une lettre qui servira leurs objectifs.
Les bases des lettres de vérification d’emploi
Objectif : Les lettres de vérification d’emploi sont utilisées pour un certain nombre de raisons. Un futur employeur potentiel peut en vouloir une pour s’assurer que les informations fournies par un candidat à l’emploi sur son emploi précédent sont exactes. Certains employés qui quittent leur emploi en demandent une afin de les fournir avec les demandes d’emploi. Les lettres de vérification de l’emploi actuel sont également souvent demandées par les prêteurs hypothécaires, les sociétés de financement (pour les prêts automobiles, par exemple) et les propriétaires, afin de vérifier une source de revenus continue. Ces lettres sont parfois aussi nécessaires pour des raisons d’assurance, ou par les agences gouvernementales dans des situations de saisie de salaire.
Contenu : En général, une lettre de vérification d’emploi comprendra :
- Situation d’emploi
- Dates d’emploi
- Titre du poste
- Salaire.
Faire une demande de lettre de vérification d’emploi
Demande de l’employé : Lorsqu’un employé demande une lettre de vérification d’emploi, il est important de traiter le processus de manière professionnelle. Si l’entreprise dispose d’un service des ressources humaines, c’est à lui que la demande doit être adressée. Si vous êtes un employé actuel, renseignez-vous auprès de votre service des RH sur le processus. Souvent, il préparera la lettre ou vous fournira un formulaire ou un modèle que votre responsable pourra utiliser. Si votre entreprise ne dispose pas d’un service des RH, parlez de votre demande à votre supérieur. S’il ne dispose pas d’un modèle ou d’un formulaire, il est bon de lui proposer d’en préparer un pour lui afin de minimiser la charge de la préparation de la lettre.
Demande d’un employeur potentiel ou d’un autre tiers : Si vous faites une demande pour vérifier l’emploi d’une personne pour des raisons de crédit ou d’autres raisons non liées à l’emploi, gardez la demande brève et professionnelle. Généralement, tout ce qui devrait être demandé est le nom, le titre, le salaire et les dates d’emploi.
Demande d’un nouvel employeur potentiel : Si vous cherchez à vérifier l’emploi d’une personne que vous envisagez d’embaucher, vous pouvez aller plus loin dans votre demande. La vérification des emplois passés est une partie essentielle de la sélection des candidats, et de nombreux employeurs potentiels préfèrent le faire par lettre plutôt que par téléphone. Il est important de s’assurer que les employés potentiels vous ont donné des informations exactes. Les professionnels des ressources humaines vous diront que de nombreuses personnes gonflent leurs antécédents et leurs salaires lorsqu’elles cherchent un nouvel emploi.
Fournir une lettre de vérification d’emploi
Les lettres de vérification d’emploi doivent être rédigées de manière professionnelle et avec soin, comme toute autre correspondance commerciale formelle.
Directeur rédigeant la lettre : Si on vous demande une lettre de vérification d’un employé actuel, n’oubliez pas qu’il peut y avoir des questions importantes en jeu pour lui comme un prêt hypothécaire, un prêt pour le collège d’un enfant, un nouvel appartement, et ainsi de suite. Cela peut être une corvée pour vous, mais c’est important, et probablement stressant pour l’employé et doit être pris au sérieux.
Voici quelques conseils de base :
- Si la demande concerne un employé actuel et qu’il ne vous en a pas parlé, vérifiez d’abord avec lui pour vous assurer qu’il autorise la divulgation
- Si la demande concerne un ancien employé, vérifiez avec les RH ou votre dossier de sortie pour vous assurer qu’il existe une divulgation d’informations dans le dossier. Si ce n’est pas le cas, vérifiez auprès des RH ou de votre avocat la quantité d’informations que vous devez éventuellement divulguer. Si la demande comprend la signature de l’employé, vérifiez-la par rapport à sa signature dans vos dossiers.
- Utilisez un en-tête officiel ou un format de lettre commerciale
- Dactylographiez la lettre, ne fournissez pas de note manuscrite
- Introduisez vos coordonnées
- Introduisez les coordonnées du destinataire si vous les avez
- Introduisez une salutation professionnelle formelle
- Gardez la lettre brève
- N’incluez pas d’informations en plus de ce que la demande demandée
- Inclure une phrase finale indiquant que vous êtes disponible si le destinataire a d’autres questions
- Revoir la lettre pour vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs ou de fautes de frappe avant de la signer
- Inclure une signature manuscrite
L’employé qui écrit la lettre : Si vous rédigez une lettre de vérification d’emploi qui doit être signée par votre gestionnaire ou votre service des RH, suivez les directives suivantes :
- Vérifiez d’abord s’ils sont d’accord pour que vous rédigiez la lettre et s’ils préfèrent que les RH ou le gestionnaire rédigent la lettre, n’insistez pas pour la rédiger vous-même. De nombreuses entreprises ont des politiques sur cette question.
- Utilisez le papier à en-tête de l’entreprise si vous êtes un employé actuel de l’entreprise qui vérifie l’emploi
- Incluez les coordonnées complètes du responsable qui signera la lettre
- Écrivez à la première personne comme si vous étiez le signataire de la lettre
- Gardez un ton professionnel
- N’exagérez pas vos revenus ou vos fonctions.
Si vous devez vous déplacer à l’étranger vous aurez besoin d’une attestation également. Une attestation numérique gouv fr est disponible . Pour en savoir plus lire cet article
